Las organizaciones deportivas deben gestionar de forma correcta la comunicación de sus actividades, tanto en el ámbito interno como en la proyección externa, a través de medios periodísticos. En el caso de los equipos que compiten en temporadas deportivas, se debe establecer una rutina adecuada a cada organización, con el fin de facilitar las tareas de comunicación en cada partido.

De la misma forma, toda entidad de este sector debe tener un responsable de comunicación, que se encargue de coordinar estos procesos. Los grandes clubes recurren a profesionales con formación específica en comunicación deportiva y, sobre todo, con mucha experiencia laboral en este sector. Las entidades de menor tamaño y presupuesto quizá no puedan aspirar a tener en su organigrama a alguien con este perfil, pero sí pueden formar un equipo de trabajo, y seguir unas líneas de actuación básicas y sencillas que, sin duda, mejorarán el funcionamiento de su comunicación.


Principios de actuación del responsable de comunicación en un partido

La persona encargada de la gestión de la comunicación de un club deportivo en un partido de temporada regular debe respetar unos principios de actuación que pueden resumirse en los siguientes:

-Disponibilidad total para los medios de comunicación: La tarea del responsable de comunicación es compleja y dilatada en el tiempo, ya que debe estar a disposición de los medios antes, durante y después del partido. Esa disponibilidad debe ser completa, ya que los medios de comunicación necesitan que se solucionen sus problemas, y se atienda a sus necesidades con la inmediatez del directo. Por tanto, es recomendable que las tareas de comunicación estén desempeñadas por un equipo humano o, al menos, por una persona que se dedique en exclusiva a esas labores.

-Conocimiento del contexto y funcionamiento de cada medio de comunicación: El trabajo de estos profesionales empieza días antes de cada partido, o del inicio de cada temporada. Durante ese periodo previo, deben conocer en profundidad cuál es la realidad de cada empresa periodística que, previsiblemente, va a solicitar acreditación para realizar la cobertura de los eventos deportivos de la entidad. De esta forma, el responsable de comunicación podrá gestionar las relaciones con los medios con mayor rapidez, y con menos probabilidad de error.

-Amplio poder de decisión: Mientras todos miran a la zona de juego, el responsable de comunicación debe también controlar la situación desde una óptica externa, es decir, debe abstraerse del partido para contrastar que las tareas organizativas paralelas se desarrollan correctamente. Por ello, se le debe conceder un amplio poder de decisión, que debe mantenerse al menos durante esas horas de mayor actividad, y que debe coordinarse con la labor de los responsables de seguridad del partido.

-Templanza, saber estar y profesionalidad: El mejor responsable de comunicación es aquel capaz de dejar en segundo plano su vínculo emocional con el equipo para el que trabaja. Esto no significa que su forma de comunicar deje de defender los intereses de la entidad, sino que implica acciones como las siguientes: tratar igual a todos los medios sin tener en cuenta su mejor o peor tratamiento de la información del equipo, estar preparado para trabajar con presión y celeridad, mantener la compostura en situaciones de crisis, no ocultar los errores propios y saber pedir disculpas… No se puede olvidar que, en algunos momentos, el responsable de comunicación representa con mucha visibilidad la imagen de toda la entidad.


Tareas comunicativas más comunes en cada partido

Las tareas comunicativas para cada partido que se describen a continuación son comunes a todos los deportes y medios, aunque su complejidad varía según las posibilidades logísticas y organizativas de cada entidad deportiva, y según la demanda informativa existente en cada caso:

-Preparación de alineaciones e información previa a cada partido: El responsable de comunicación o algún miembro de su equipo debe acudir a los vestuarios para obtener toda la información relevante de la cita que demandan los medios de comunicación y, también con frecuencia, los aficionados. Esta información debe recopilarse, procesarse y difundirse con rapidez, ya sea en papel o a través de medios digitales. Hay que tener especial cuidado para que los datos personales de los deportistas se transmitan de forma correcta, ya que cualquier error puede multiplicar su difusión, si los periodistas dan por buenos los datos oficiales ofrecidos por el club, y los reproducen en sus retransmisiones o crónicas.

-Adecuación de los espacios a las necesidades de cada medio: Como se desarrollará en un punto posterior, cada medio de comunicación tiene características y necesidades diferentes, que deberán ser atendidas de forma adecuada para rentabilizar al máximo los espacios disponibles, y garantizar que los profesionales periodísticos realizan su labor, con la mayor comodidad posible.

-Verificación del correcto funcionamiento de los recursos técnicos: Antes de que los periodistas ocupen los espacios que se les asignen, se debe verificar que los medios tecnológicos, y demás recursos logísticos del club, funcionan correctamente. Además, se debe garantizar la limpieza y habitabilidad de los espacios que van a ser ocupados por los medios.

-Preparación de la zona para rueda de prensa: En los momentos en los que se detiene el juego o finaliza el partido, el foco de atención se centra en las entrevistas a los protagonistas. Desde el área de comunicación se tienen que preparar espacios que sirvan como marco adecuado a la emisión de declaraciones sobre el partido. Habrá que cuidar aspectos como una correcta sonorización, la existencia de conexiones eléctricas y otras, la colocación de publicidad o el aislamiento del público.

-Control de la megafonía del recinto deportivo: El club también proyecta su imagen de una forma muy notoria a través de los sonidos y comentarios que se emiten por la megafonía existente en la gran mayoría de instalaciones deportivas. Por ello, la persona encargada de dar voz estas narraciones debe formar parte del equipo de comunicación. Quizá sea excesivo exigir al responsable de comunicación que sea él quien se encargue de esta tarea, pero sí se debe controlar que el encargado de la megafonía sepa respetar unos principios y no supere la línea de lo admisible.

-Generación de contenidos propios: Además de todo lo anterior, los encargados de la comunicación deben acordarse de generar contenidos de todos los formatos (imágenes, audios, vídeos, crónicas, declaraciones, reportajes del público, etc.) para los medios de difusión oficiales del club. Estas informaciones deben publicarse lo antes posible porque, de lo contrario, quedarán eclipsadas por las que sean emitidas con mayor inmediatez en el resto de medios de comunicación.


Particularidades en las necesidades de cada medio de comunicación

Para cerrar este análisis, se va de lo general a lo especializado con la mención de necesidades específicas que puede tener cada medio de comunicación en la cobertura de un partido:

-Televisión: Como norma general, los operadores de cámara necesitan ocupar zonas elevadas desde las que tengan una perspectiva completa de la zona de juego y que no resulte accesible para el público, con el fin de evitar interferencias indeseadas. Las retransmisiones en directo añaden otras muchas necesidades que escapan de este análisis general, como pueden ser la reserva de espacios para las unidades móviles en el entorno del recinto deportivo o la colocación y vigilancia de varias cámaras alrededor del terreno de juego.

-Radio: A través del medio radiofónico se transmite también el sonido ambiente de los partidos, pero eso no significa que los profesionales deban trabajar desde la grada o pegados a los banquillos. Lo ideal es que existan unas cabinas aisladas físicamente de la zona de público. Hay que tener en cuenta que los periodistas radiofónicos necesitan una concentración especial en directo, ya que su completa descripción de los hechos sustituye a las imágenes. Si el presupuesto de la entidad lo permite, se deben instalar en las cabinas de radio conexiones telefónicas o de Internet.

-Prensa escrita: En la actualidad, los profesionales de los periódicos en papel suelen ser, al mismo tiempo, periodistas digitales, ya que casi todas las cabeceras tienen su proyección en Internet. Por ello, en muchos casos también necesitan retransmitir los partidos en directo de forma textual y hay que prestarles una atención especial.Si hay espacio disponible, se les debe conceder también una cabina de retransmisión.

-Fotografía: Los profesionales de la llamada “prensa gráfica” necesitan libertad de movimiento. Si hay espacio suficiente para que su labor no afecte al desarrollo del juego ni a la tarea de los árbitros, lo ideal es concederles autonomía para que puedan circular con total libertad por la zona exterior del perímetro del terreno de juego. Hay que tener en cuenta que los fotógrafos no sólo están pendientes de los deportistas, sino que en muchas ocasiones proyectan su objetivo hacia los técnicos o hacia la grada.

-Multimedia: El auge de los medios de comunicación digitales ha dado lugar a la aparición de un periodista con perfil “todoterreno”, que debe informar en varios formatos de forma simultánea. Además, ocurre con frecuencia que los profesionales de estos medios son los que realizan una cobertura más completa de algunos equipos deportivos, con gran impacto en las redes sociales e Internet. Por ello, no resulta acertado dar la espalda a estos medios que, aunque novedosos y con poca trayectoria, tienen un número de seguidores que va en aumento.

El problema surge al tratar de clasificar a estos profesionales de la comunicación en alguno de los colectivos anteriores, ya que es difícil determinar qué tipo de pase se les debe conceder para los partidos, con sus consiguientes restricciones de espacio y la movilidad en las instalaciones deportivas. Para aclarar estas dudas, lo mejor es concertar una reunión formal o informal con los representantes de estos medios y llegar a un acuerdo en el que se delimite su campo de actuación en atención a sus necesidades principales.

-Otros colectivos: El equipo no sólo debe velar por la comodidad de los medios de comunicación, sino que también tiene que preocuparse por otros colectivos relevantes desde el punto de vista de la comunicación y el protocolo. Así debe ocurrir con los ojeadores, familiares de los deportistas e invitados, directivos y otras personalidades. Estos colectivos deben ser correctamente identificados y ubicados para que, si es necesario, se les pueda ofrecer una atención personal y rápida.

Equipo de Redacción IESPORT

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