Organizar un evento para promover la comunicación interna

Organizar un evento para promover la comunicación interna

Organizar un evento para promover la comunicación interna

Introducción

A la comunicación interna a menudo no se le dedica la atención que merece, cuando de los adecuados flujos de información entre el equipo depende el perfecto desarrollo de la organización. En determinadas ocasiones, para favorecer precisamente la cohesión del staff, es necesario llevar a cabo alguna acción que refuerce el sentimiento de pertenencia a la entidad y estreche la relación entre todos sus miembros. En definitiva, hacer equipo.

El club debería instituir eventos periódicos que fomenten el espíritu de colaboración entre los distintos miembros del equipo

Debemos programar actividades atractivas y asequibles a todos los niveles, a fin de que nadie pueda sentirse discriminado o incómodo.

En el diseño global del evento resultaría recomendable, en la medida de lo posible, darle un determinado sentido a todo el conjunto de actividades.

sponsorLa comunicación interna no solo tiene que formar parte de la estrategia de comunicación de cualquier club, sino que es uno de los ejes más importantes de la misma. Si la comunicación resulta importante para favorecer la buena imagen del club y contribuir a la expansión del mismo, que entre los miembros del staff exista unos flujos adecuados de información es básico para el funcionamiento de la entidad. Al mismo tiempo, cabe tener en cuenta que la sintonía existente entre quienes componen el equipo es percibida desde el exterior, redundando en la imagen (positiva o negativa) que se proyecta de la organización.

No habría que esperar a que se detectaran problemas en el staff para promover una acción orientada a fomentar la buena relación entre sus miembros. A menudo, sin embargo, las entidades no reaccionan hasta que han surgido dificultades en el equipo para llevar a cabo alguna iniciativa que reconduzca la situación. Ni que decir tiene que, en esos casos, resulta más complejo conseguir un resultado exitoso que si se actúa antes de que puedan aparecer esos síntomas.

De este modo, la primera recomendación es que el club instituya eventos periódicos que fomenten ese espíritu de colaboración entre los miembros del equipo. Una jornada anual puede resultar suficiente, aunque cada entidad deberá valorar la idoneidad de incrementar su frecuencia, también en función de sus necesidades y presupuestos. Y uno de los retos reside en conseguir que quienes integran el staff valoren positivamente esas citas para que aguarden deseosamente la llegada de la siguiente edición. Ése sería el primer síntoma de que estamos llevando a cabo nuestro cometido de manera acertada.

La ilusión será clave en el éxito del evento

Si bien hemos citado el capítulo económico como condicionante de la organización de un determinado evento, hay que tener en cuenta que, en ocasiones, no es necesario realizar un gran desembolso para obtener unos resultados satisfactorios. El derroche de creatividad acostumbra a erigirse en la mejor alternativa a las dotaciones presupuestarias, de ahí que merezca la pena dedicarle la atención debida. Y, sobre todo, no hay que escatimar ilusión, pues éste acostumbra a ser el factor clave en la creatividad y en el éxito de la iniciativa.

Ante todo, hay que plantear el evento como una actividad lúdica. Esta jornada (no hay que descartar la posibilidad que se prolongue incluso un par o tres de días, en función de las características del club y de la disponibilidad) puede incluir sesiones formativas, pero en cualquiera de los casos los participantes tienen que percibirlo como una cita divertida y agradable. Por ello, si en el transcurso del evento se contemplan charlas técnicas o presentaciones de corte más formal, deberemos procurar que resulten escuetas (a lo sumo media hora) e intercalarlas con actividades de ocio.

Si tenemos en cuenta que se aprende más con la práctica que con la teoría, llegaremos a la conclusión que los resultados serán más positivos si optamos por diseñar una sesión participativa que no un discurso. Someter al equipo a una charla en torno a la necesidad de estrechar relaciones entre los distintos miembros no resultará tan efectivo como si organizamos distintos grupos en torno a un juego donde el trabajo en equipo resulta fundamental en el desarrollo del mismo.

Ese tipo de iniciativa reclama una conducción adecuada. Eso significa, en primer lugar, que debemos contar con la capacidad para animar el juego; de modo que los miembros de nuestro equipo se sientan estimulados a participar, venciendo cualquier reticencia. Y, por otra parte, evitar que un excesivo espíritu competitivo pueda resultar contraproducente, despertando más rencillas entre el staff que las existentes. Es necesario mantener un equilibrio y fomentar una sana deportividad a la hora de plantear esas actividades.

Identificar las necesidades del equipo humano

Resulta recomendable, antes de diseñar el evento, identificar las necesidades del equipo humano y definir los objetivos que queremos conseguir con el desarrollo del mismo. Es probable que, en la mayoría de las ocasiones, se trate de cohesionar el grupo y mejorar la comunicación interna, pero no estará de más dedicar un par de minutos a ese análisis y seguramente nos ayudará a tener más claras las ideas a la hora de llevarlo a cabo.

runsponsorDeberemos valorar también la fecha elegida para celebrar esa jornada; tanto de cara a los integrantes de nuestro equipo como a los usuarios y abonados del club, a fin de evitar causarles perjuicio. En el caso de los miembros de la plantilla, tenemos que plantearnos hasta qué punto puede generar problemas si la misma se lleva a cabo en un horario ajeno al laboral; de ser así, resulta preferible encajarlo en la jornada de trabajo.

Nuestras propias instalaciones pueden resultar un escenario ideal para acoger esa iniciativa. Aunque la plantilla esté familiarizada con ellas, no es lo mismo contemplarlas desde el punto de vista laboral que disfrutando de ellas. La clave reside en diseñar un evento atractivo. Si somos capaces de ello, conseguiremos incluso un mayor apego de los miembros del staff a su lugar de trabajo y que valoren mejor su pertenencia al club.

Sin embargo, y para evitar caer en la rutina, resulta interesante buscar nuevos enclaves donde celebrar ese evento. De este modo, siempre que consigamos dejar un buen recuerdo en nuestro equipo, se genera una expectativa respecto al destino de la siguiente edición. Al mismo tiempo, conviene no repetir idénticas experiencias e intentar sorprender a los componentes del staff con nuevos y atractivos retos.

Rafting, tándems o carreras de orientación

Un descenso en rafting puede estimular la coordinación de los distintos componentes de la tripulación; una carrera con tándems o una regata con piraguas de dos plazas posibilitan hacer lo propio con una pareja de profesionales a los que tal vez les resulte necesario limar rencillas; una prueba de orientación en la que cada miembro deba aportar sus dotes para conseguir llegar a un determinado punto de destino potencian el trabajo en equipo. Existen infinitas posibilidades de dar con actividades lúdicas que contribuyan a alcanzar los objetivos que nos proponemos con esa iniciativa.

Pero, también, esas actividades deben permitir que los integrantes de nuestra plantilla valoren positivamente la pertenencia a la misma. En la mente de los miembros del staff, además de un buen recuerdo de esa experiencia, debe aflorar la idea que el club les tiene en cuenta y vela porque se sientan a gusto; que ese evento sea un plus más a la hora de trabajar en nuestra organización.

Por supuesto, debemos programar actividades asequibles a todos los niveles. Aunque es posible que en nuestro equipo existan profesionales que se dedican a la preparación física y gocen de unas condiciones extraordinarias para afrontar retos ambiciosos, tal vez existe otro personal con mayores limitaciones y para quienes la cita puede convertirse en una tortura si no tenemos la habilidad de diseñar un evento inclusivo. Por ello es muy importante que quienes asumen la organización del mismo conozcan a todo el personal, a fin de que nadie pueda sentirse discriminado o incómodo.

Competitividad orientada a la diversión

No es necesario que existan premios. La competitividad fomentada en las pruebas debe ser sana y orientada simplemente a la diversión y a la superación personal. A fin de cuentas, los objetivos últimos que perseguimos se encaminan hacia la cohesión del equipo humano. Sin embargo, no es descartable que decidamos asignar unos detalles a quienes han mostrado una mayor habilidad en las pruebas.

En ese caso, en el de contemplar premios, deberíamos evitar que sean de gran valor económico. De lo que se trata es de promover una sana competitividad, y gratificar a un miembro del equipo con un sustancioso regalo podría generar un efecto contrario al que perseguimos. Una carrera resuelta por un segundo, por ejemplo, premiada con un viaje (ni que sea modesto) es susceptible de provocar celos o malestar en el segundo clasificado si no existe un obsequio proporcional para él; y más si en el desarrollo de la misma ha podido vivirse algún capítulo polémico.patrocinio

Por todo ello, resultaría preferible contemplar regalos modestos para la totalidad de los participantes; incluso existiendo pequeñas diferencias para distinguir a los más brillantes en las pruebas. Y procuraremos tener la habilidad de no reconocer exclusivamente a los más fuertes o a los más rápidos, sino también a valorar las virtudes que puedan tener otros miembros del staff que posiblemente no sobresalgan a nivel deportivo pero sí exhiban una habilidad artística o, simplemente, una extraordinaria simpatía.

Nuestros patrocinadores pueden jugar un papel importante en ese evento. No solo aportando algunos de los regalos citados, sino que incluso tal vez pueden llegar a equipar a los participantes en la cita. Un polo con el logotipo del espónsor principal, además de brindar notoriedad al mismo (debemos reflejar esa iniciativa en nuestros distintos medios), contribuye a forjar una idea de equipo.

Demostramos que nos distinguimos del resto

Al mismo tiempo, invitar a los patrocinadores a participar en el evento permite demostrarles a las firmas que apoyan nuestra entidad que les tenemos en cuenta y que el club por el que apuestan se distingue del resto al impulsar este tipo de iniciativas. Asimismo, les mostramos que nos preocupamos por el equipo humano, factor que hoy día cuenta con una gran consideración en el entorno en el que nos movemos.

En cualquier caso, sí resulta recomendable que los integrantes del equipo puedan llevarse a casa un recuerdo adicional al que puedan conservar en la memoria. Una camiseta en la que figure el nombre del club, el año y el lugar puede bastar; y puede ser ese mismo polo aportado por el patrocinador que citábamos. En estos casos tampoco es necesario contar con un gran presupuesto, pues de lo que se trata a fin de cuentas es de ofrecer un detalle adicional a nuestro equipo, para quien lo principal tiene que ser el propio evento.

Lo deseable sería culminar el mismo con un ágape que incluyera la entrega de premios, si los hay, y un pequeño parlamento a cargo del presidente de la entidad o de una figura representativa de la misma. En función del presupuesto, puede contemplarse una cena generosa o bien un simple piscolabis. En cualquiera de los casos sí es necesario conocer previamente si alguno de los asistentes presenta alguna intolerancia alimentaria o sigue un determinado régimen, a fin de evitar que puedan sentirse decepcionados o incómodos.

Finalmente, hay que tener en cuenta que, en el diseño global del evento resultaría recomendable, en la medida de lo posible, darle un determinado sentido a todo el conjunto de actividades. Si nuestro centro es un club de natación, deberíamos buscar ejes de interés en torno a esta actividad, como podrían ser un año aguas bravas, otro aguas abiertas y otro, incluso, aguas termales (con visita a un balneario). Si se trata de un club de fútbol, nuestro centro de interés podría recibir cada año el nombre de un país que hubiera sido campeón del Mundo. Y el año que correspondiera a Francia podría incluir una carrera ciclista en honor al Tour, una competición de petanca dada la popularidad de esta disciplina en el país galo y una prueba de paintball buscando la excusa del museo del Louvre.

Para ello es suficiente con destilar un poco de creatividad e imaginación. Son pequeños detalles que pueden contribuir a convertir un conjunto de actividades en un evento con mayúsculas. Y lo mejor es que, quienes se encarguen de organizarlo, se darán cuenta que es de este modo como surgen mayores ideas.

Por último, digamos que, una vez celebrado el evento, es necesario llevar a cabo una evaluación exhaustiva sobre el mismo. Hay que analizar cómo se ha desarrollado, qué inconvenientes han surgido, qué hubiera sido mejorable y, sobre todo, valorar si se han logrado los objetivos que se pretendían. Y, por supuesto, empezar a poner las bases para preparar la próxima edición con el propósito de superarnos.

 

Equipo de Redacción IESPORT

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