Gestionar un acontecimiento deportivo con éxito

Gestionar un acontecimiento deportivo con éxito

Gestionar un acontecimiento deportivo con éxito

 

Introducción

Los grandes eventos deportivos se convierten en grandes reclamos comerciales: Eurocopa de Fútbol, Europeos de atletismo, Juegos Olímpicos… Este tipo de eventos, por tanto, representan un gran volumen del total de acontecimientos que se celebran a lo largo de todo un año. A mayor distancia, tenemos los eventos deportivos locales que también se pueden convertir en una oportunidad comercial si se gestionan bien.

mototrail196x316Pero, ¿qué implica planificar un evento deportivo? Lo primero de todo, conocer de primera mano el deporte protagonista sobre el que va a centrarse el evento. El segundo requisito imprescindible es tener la capacidad suficiente para gestionarlo desde un punto de vista técnico y económico. Y el tercer aspecto, es tener el rigor y conocimientos suficientes para ponerlo en práctica de una forma efectiva.

De todo esto se desprende que la gestión y coordinación de un gran acontecimiento deportivo es vital para su éxito. Y más, si tenemos en cuenta que hay que satisfacer a todos los implicados en su realización: desde los propios espectadores, a los deportistas, pasando por patrocinadores, promotores y medios de comunicación. Se hace necesario, por lo tanto, que los futuros gestores deportivos tengan un plan maestro en el que se especifiquen las fases necesarias para ejecutar un evento deportivo.

Fase previa, también denominada como presentación del proyecto

Esta es una de las fases más importantes de todo evento deportivo, ya que es en este momento cuando se deben delimitar los principales objetivos del acontecimiento. Y es que no es lo mismo planificar un evento deportivo que tenga por objetivo la salud y la integración social de los participantes, que uno de tipo comercial cuya meta principal sea el beneficio económico.

En ambos casos, las diferencias son máximas. Si el acontecimiento deportivo se centra exclusivamente en el deporte, los grandes beneficiarios son los deportistas. Todos y cada uno de los aspectos de la competición buscarán maximizar la comodidad y el bienestar de los atletas. En cambio, si el objetivo del acontecimiento es comercial, el bienestar del deportista – que en el fondo es el protagonista absoluto – queda en un segundo plano.

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Por último, habrá que evaluar también la climatología del lugar donde se vaya a llevar a cabo el evento deportivo, ya que puede ser uno de los factores más determinantes que condicionen el día a día de la competición.

En esta primera fase, por lo tanto, se pueden encontrar dos subfases claramente diferenciadas:

• Definición y diseño del evento: en este primer punto se deberá tratar de contestar a las preguntas siguientes. ¿Para qué?, ¿por qué?, ¿cómo? Se trata de definir objetivos y restricciones y establecer una planificación previa de los componentes más importantes del evento (presupuesto, infraestructura, comunicación…).

• Diseño de la estructura del evento y su programación: en esta segunda subfase se deberán establecer los puntos estratégicos del evento, como el plan estructural y operativo. Se trata de una de las partes más importantes del proyecto, porque en base a este diseño (que responde a las preguntas quién hace, cuándo hacer, cuánto se necesita para hacer…) dependerá el éxito del acontecimiento en cuestión.

Fase 2: la ejecución y celebración del evento deportivo

Esta segunda fase es la que los expertos en gestión deportiva denominan “fase ejecutiva”. Es el momento en el que se desarrollan todos los planes que se han diseñado en la fase anterior. Es muy importante, además, prestar una especial atención a todos los aspectos relacionados con protocolo, medios de comunicación y promoción del evento. La razón es que este tipo de iniciativas ayudan a captar la atención del público, generan una importante imagen corporativa de la entidad organizadora – y del propio evento – y además tienen un gran poder de negociación.

En esta segunda fase de desarrollo es imprescindible llevar a cabo una correcta coordinación entre áreas, actividades y personal implicado en la ejecución del evento deportivo. Uno de los aspectos que los futuros gestores deportivos deben tener muy en cuenta a la hora de planificar un evento de estas características es, sin duda, la flexibilidad. Toda planificación debe ser susceptible de actualizarse a medida que se vayan produciendo acontecimientos. Es decir, debe generarse una constante retroalimentación entre las dos fases (la de planificación previa y ejecución) para reactualizar outputs y que puedan detectarse errores en la planificación que puedan corregirse sin muchas complicaciones. Aunque parezca obvio, todo gestor deportivo debe contar con un plan B que esté preparado para solventar cualquier tipo de eventualidad que pueda surgir.

Al fin y al cabo, la competición, los deportistas y los espectadores son los grandes beneficiarios de este tipo de acontecimientos, y siempre se debe velar para que el evento deportivo discurra de la forma más natural y exitosa posible.

Fase 3: la evaluación del acontecimiento deportivo

La última fase para ejecutar un evento deportivo siempre tiene que ser la de la evaluación. Medir es uno de los imprescindibles de los gestores deportivos, que siempre tienen que recoger datos para justificar el desembolso y todos los esfuerzos. Pero también para dejar constancia del trabajo realizado y corregir los posibles errores para futuros acontecimientos.

tenis335x188La evaluación debe hacerse desde un punto de vista organizativo, político, social, deportivo y por supuesto, económico. Lo ideal es realizar una Memoria en la que se recojan todos los datos de cada uno de estos aspectos y realizar una serie de conclusiones que nos permitan valorar fríamente el éxito de la organización. Pero, además de la Memoria, es importante dejar constancia también de:

• La publicación de los resultados del evento deportivo en cuestión, para que queden registradas las marcas de los atletas que hayan participado en la competición

• Reproducir y distribuir imágenes para los medios de comunicación, los encargados últimos de dejar constancia de la relevancia del acontecimiento deportivo celebrado

• Recopilar todas las notas de prensa que se hayan realizado a lo largo del evento deportivo, de tal manera que exista un registro mediático de todos los comunicados que se hayan hecho antes, durante, y después de la competición

• Analizar detenidamente los resultados obtenidos tanto de las encuestas realizadas a patrocinadores, como a deportistas o espectadores. También, tener una especial atención con las estadísticas, ya que son una fuente de información importante desde un punto de vista de la gestión deportiva.

• Liquidar la competición desde un punto de vista financiero, para evitar deudas y otros problemas derivados de un mal cierre financiero

Como conclusión, cabe decir que si el evento deportivo va a producirse anualmente, es importante tener claros los errores. Pero más importante es aún tener claros los aspectos que debemos repetir en posteriores competiciones. Y es que, por norma general, los gestores deportivos suelen fijarse más en los aspectos a corregir en vez de en aquellos que han resultado todo un éxito. Hay que tener, por lo tanto, un equilibrio a la hora de analizar y ser conscientes también de los puntos fuertes de nuestra organización.

Conclusión

La planificación es una de las tareas principales que todo gestor deportivo debe dominar, sobre todo a la hora de ejecutar con éxito un evento deportivo de grandes dimensiones. La fase previa, con la definición de objetivos y primeros programas presupuestarios; la fase ejecutora, en la que es importante ser flexible y tener mecanismos de corrección de las desviaciones; y finalmente, la fase de medición de resultados, son imprescindibles en la correcta gestión de un acontecimiento deportivo.

 

Equipo de Redacción IESPORT

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