La eficacia en el manejo de la caja en una Entidad Deportiva

La eficacia en el manejo de la caja en una Entidad Deportiva

La eficacia en el manejo de la caja en una entidad deportiva

 

Introducción

Una de las operaciones cruciales para llevar el día a día de la entidad deportiva es el correcto manejo del flujo de caja, ya que es el que nos va a permitir un control exhaustivo de nuestras entradas y salidas de efectivo. Ejercer un correcto control, manejar de forma eficiente el flujo de caja y elaborar un sistema que nos evite errores va a evitar futuros descuadres que pueden afectar a la viabilidad económica de la entidad deportiva.

En este caso vamos a estudiar cómo llevar a cabo este control eficiente y efectivo del flujo de caja, pero también vamos a comprobar los motivos por los que es importante ejercer un férreo control sobre él, para finalizar conociendo la manera de elaborar un flujo de caja de manera útil y correcta.

El eficiente manejo del flujo de efectivo

Cuando hablamos de un manejo eficiente del flujo de efectivo en la entidad deportiva, nos estamos refiriendo a la capacidad, y obligación, que tenemos como empresa de llevar a cabo un detallado control tanto de los cobros como de los pagos de la entidad, así como de todos los movimientos financieros de la organización que sean susceptibles de formar parte de los libros financieros.

Para un manejo eficiente de los cobros, debemos establecer una política de crédito que defina la actuación de la entidad deportiva y que debe ser aceptada y respetada por nuestros clientes en el momento de pagar sus deudas con la entidad. Por ejemplo, definiremos que las facturas se cobrarán a 30 días, o a 60 días, según definamos en nuestra forma de actuar. Una vez superado esto plazo, los retrasos se enfrentarán a recargos que emitiremos contra nuestros deudores.

En este sentido, es importante solicitar depósitos previos al inicio de la relación comercial, además de establecer un sistema de cobro bien definido y que no genere ningún tipo de dudas. Además, también es importante tener muy claro a dónde van los fondos que se cobran, evitando de esta manera un posible descontrol al tenerlos siempre en el mismo lugar.flujoefectivo

Por lo que respecta al control de los pagos que efectuamos desde la entidad deportiva, es importante, cuando la tesorería lo permita, hacer frente a las obligaciones dentro del plazo establecido con nuestros acreedores. Es importante poder fijar un sistema de pagos automático a través de la entidad bancaria, con lo que nos aseguramos que no habrá retrasos ni impagos que pudieran acarrear recargos.

En caso de no poder hacer frente a los pagos a los que nos hemos comprometido en el plazo establecido, antes que dejar pasar a fecha de vencimiento y generar un impago, lo más conveniente es hablar con el acreedor e intentar negociar una prórroga o unas nuevas condiciones de pago. Así obtendremos la posibilidad de tener un mayor control sobre nuestras obligaciones de pagos y podremos afrontarlas según nuestras necesidades y posibilidades.

Por otro lado también hay que tener en cuenta otras consideraciones que afectan al flujo de caja del negocio y a un eficiente manejo de las cuentas bancarias, como pueden ser las obligaciones contributivas. Y es que siempre hay que pensar que de los ingresos que obtenemos hemos de separar una parte que destinaremos a pagar las contribuciones, por lo tanto no debemos contabilizar todos los ingresos por igual, ya que lo más aconsejable es separar estas partidas de dinero que van a ir destinadas a efectuar pagos de las contribuciones. Este tipo de pagos son los que se refieren a las contribuciones sobre los ingresos, sobre las propiedades, sobre los salarios en lo relativo a los seguros sociales, o incluso al pago de deudas.

Aquí es muy recomendable la realización y el mantenimiento de controles internos que establezcan unos sistemas que aseguren que los ingresos se mantienen y que fluyen de manera normal y sin riesgo de ser gastados en cosas no necesarias ni presupuestadas.

Por último, para asegurar un efectivo flujo de caja podemos utilizar el reporte de resultados donde se abarcan periodos futuros y que tan solo nos mostrará las entradas y salidas de efectivo que tengamos en la entidad deportiva, de manera que podamos conocer el saldo efectivo real del que se dispone en cada periodo concreto.

Se trata de una opción sencilla y determinante para llevar a cabo una correcta planificación de los movimientos futuros de la entidad deportiva y para la que podemos solicitar ayuda al banco a la hora de realizarla. También son muy útiles los reportes del estado de interés y la hoja de balance.

Control del flujo de caja

Para ejercer un mayor control sobre el flujo de caja, atendiendo que es un área financiera donde diariamente se genera un gran movimiento y, por lo tanto, los derivados problemas que puedan surgir del descuadre económico, hay que trabajar a fondo todas las práctica que tengan relación con el movimiento de efectivo en el ámbito de la entidad deportiva. Y es que las operaciones diarias que implican un flujo de caja acarrean inconvenientes y dificultades difíciles de pronosticar y prever con anterioridad, de manera que para estar precavidos tendremos que disponer de las mejores herramientas de control y una predisposición para la vigilancia de estas operaciones.dinero

Los problemas que vayamos a encontrarnos en el flujo de caja de cada entidad deportiva son, con frecuencia, casos particulares de cada empresa, por lo que deberán ser resueltos atendiendo a las particularidades de cada caso. Sin embargo, sí que podemos observar que hay una serie de acciones que, a priori, nos van a facilitar que podamos evitar malos momentos relacionados con descuadres o fallos en el manejo del efectivo:

• Revisión habitual y periódica de los movimientos de inventario, de manera que podamos contar en todo momento con información detallada y, sobre todo, actualizada del stock permanente. Esto nos permitirá saber qué productos tenemos inmovilizados, cuáles ocupan espacio y qué situaciones nos están generando gastos en el momento que ejercemos el control sobre nuestras finanzas.

• Planificación de los gastos necesarios de la entidad, a todos los niveles. Si realizamos un presupuesto sobre el que basar nuestras acciones y movimientos empresariales, las decisiones que tomemos cuando tengamos que hacer frente a un pago o bien cuando ingresemos algún cobro, ya sabremos a qué se destinarán esos recursos.

• Explorar nuevos mercados y ampliar nuestro ámbito de actuación para poder exportar el modelo de negocio de la entidad deportiva a nuevos clientes. Mantenemos la calidad de nuestros servicios y las prestaciones que ofrecemos, pero con el estímulo de descubrir nuevas oportunidades de negocio que hagan aumentar el volumen de la empresa.

• Establecer un sistema estable de cobros para facilitar el trato con los clientes y simplificar el proceso, evitando errores inesperados.

• Control exhaustivo de las salidas de dinero, detallando en cada momento a qué se destinan los recursos de manera que podamos identificar su utilidad real y evitar los gastos evitables.

Es importantísimo establecer unos sistemas de control efectivos y eficientes de los flujos de caja, ya que errores o descuadres se van a traducir en pérdidas para la entidad y, pese al aparente control que pueda haber, la inmediatez del día a día, el volumen de trabajo o las dificultades de los procesos puedan acarrear errores graves en el control del efectivo.

Por eso es aconsejable contar con software especializado para la gestión de la caja, centralizando los estados financieros y el flujo del efectivo, posibilitando el análisis diario de la liquidez y personalizando los documentos, además de permitir la obtención de reportes contables, de pagos, cobros y saldos de las cuentas bancarias de la entidad deportiva.

CÓMO ELABORAR UN FLUJO DE CAJA

La importancia del flujo de caja viene dada por la posibilidad de poder observar los movimientos de entradas y salidas de efectivo que tenemos en la entidad deportiva en un periodo determinado. A partir de aquí elaboraremos gráficos de movimientos que nos darán una visión más amplia de cómo y dónde generamos el dinero y a qué lo destinamos en la entidad deportiva, además de en qué momentos del año se generan más ingresos y más pagos.

Por eso es importante obtener el flujo de caja mensual que nos indique, mes a mes, cual es el saldo final que obtenemos en ese periodo y qué flujos de entradas y salidas de efectivo hemos tenido. Manejando las cifras exactas y correctas, calcular el flujo de caja de la entidad deportiva no debería ser difícil. Sin embargo, cuando nos ponemos a ello observamos que más allá de las facturas que tenemos, siempre se generan más movimientos, tanto de ingresos como de gastos, que pueden no estar reflejados en las facturas y cuentas bancarias. Por eso hay que llevar un control diario de cualquier movimiento y dejar constancia para evitar los descuadres.

Flujo de caja = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones

En el documento del flujo de caja vamos a diferenciar cuatro partes:

• Resultados. Aquí se totalizan las entradas y salidas del efectivo en la entidad deportiva.

• Flujos operativos. Aquí se registran todas las entradas y salidas de dinero del día a día de la entidad deportiva. En las entradas el valor se pone en positivo y en las salidas en negativo.

• Flujos de inversión. Aquí pondremos las entradas y salidas de efectivo de los gastos de compra de un bien o los ingresos que generan tus bienes. Igual que el anterior, en positivo y negativo, respectivamente.

• Flujos financieros. Entradas y salidas de efectivo de los gastos financieros derivados por créditos bancarios, por ingresos o en concepto de interés generado por una inversión.

 

Equipo de Redacción IESPORT

©Diciembre2016 IESPORT No se permite la reproducción de este documento ni su transmisión en forma o medio alguno, sea electrónico, mecánico, fotocopia, registro o de cualquier otro tipo, sin el permiso previo y por escrito del editor. Iesport no comparte necesariamente las opiniones vertidas por su equipo de redacción en los documentos publicados.

 

Colaboraciones

Mantente informado