La planificación en la organización de eventos deportivos

LA PLANIFICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La planificación en la organización de eventos deportivos

La puesta en funcionamiento de una entidad deportiva, sea del tipo que sea, no es más que el primer paso de un largo camino, pues con crear la entidad no es suficiente, sino que hay que mantenerla con vida si deseamos que esta prospere y se desarrolle. Para que esto suceda, resulta esencial la organización de eventos a lo largo de todo el año, que nos permitirán ofrecer una imagen activa y dinámica de nuestra empresa o asociación, tal como veremos en los siguientes apartados.

 

La organización de eventos en el día a día de nuestra entidad

La organización de eventos es una práctica imprescindible para que nuestra entidad deportiva funcione y alcance sus objetivos. Por ejemplo, si hemos abierto un gimnasio en el barrio, no basta con permitir el uso de las instalaciones a cambio de cierta suma de dinero, sino que debemos dinamizar nuestro negocio poniendo en marcha diversas actividades, como un curso de aeróbic, una sesión de pilates o una conferencia sobre hábitos alimentarios. Lo mismo sucede en el caso de una piscina, en la que podemos organizar cursos de natación o de salvamento acuático, por citar solo algunos ejemplos. De este modo, evitaremos (al menos en parte) que la rutina y la monotonía se adueñen de nuestra empresa y generen desinterés entre nuestro público objetivo.

 

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Aspectos a considerar en la organización de un evento

Cuando decidimos poner en marcha un evento, debemos tener en cuenta una serie de aspectos y tomar varias decisiones importantes relativas a:

• Destinatarios.

En primer lugar, debemos decidir a quiénes va dirigida la actividad, pues la organización varía si nos dirigimos a un niño, a un adulto o a un anciano, por citar tan solo algunos ejemplos.

• Fecha y horario.

Debemos observar la oferta de actividades culturales y deportivas en nuestra zona, para elegir una fecha en la que no haya otros eventos y un horario que facilite a nuestros destinatarios el poder asistir. Imaginemos, por ejemplo, que nuestra entidad es un club de piragüismo. Si organizamos una competición regional un día que ya hay otras actividades (por ejemplo, una ruta de senderismo organizada por el ayuntamiento o un concierto organizado por una asociación juvenil), nuestro público objetivo se verá obligado a elegir, y corremos el riesgo de que se decante por otra de las opciones. Lo mismo sucede si elegimos un horario poco adecuado.

• Duración.

Otro aspecto importante, sobre todo en el caso de actividades que se prolongan en el tiempo, es determinar la duración de esta, intentando evitar que resulte demasiado corta (genera descontento y frustración entre los asistentes) o demasiado larga (provoca agotamiento).

• Objetivos.1176-1

Antes de poner en marcha un evento, debemos tener claro cuáles son los motivos que nos mueven a organizarlo y qué fines perseguimos con él, pues nada se organiza porque sí y al azar, sino que todo debe quedar bien atado.

• Contenidos.

En el caso de un curso o de unas jornadas, por ejemplo, también debemos concretar cuáles van a ser los contenidos y hacérselo saber a los posibles asistentes, que tomarán una decisión u otra según lo atractiva que sea nuestra propuesta.

• Precio.

También debemos valorar si nos conviene que la actividad sea gratuita o de pago. En este último caso, debemos decidir cuánto vamos a cobrar.

• Contratación de personal.

En ocasiones, necesitaremos contratar a más empleados para desarrollar con éxito la actividad propuesta.

• Contratación de servicios adicionales.

Según el tipo de evento del que se trate, nos veremos en la necesidad de contratar algún tipo de servicio adicional. Por ejemplo, el día de la inauguración de nuestro local probablemente debamos contratar un servicio de catering para ofrecer un aperitivo a los asistentes.

• Análisis de los gastos y de los posibles ingresos.

Una vez analizadas todas las cuestiones anteriores, debemos realizar una previsión de gastos y de los posibles ingresos, para determinar que la actividad resulte viable. De no ser así, sería un acto suicida organizar un evento que nos va a acarrear un gasto elevado y que apenas va a tener una repercusión positiva para nuestro funcionamiento.

• Promoción a través de anuncios en prensa, cuñas radiofónicas,redes sociales,etc.

Finalmente, debemos considerar cómo vamos a promocionar el evento y cuánto vamos a invertir en dicha campaña. Lo más habitual y lo que mejor funciona, por lo general, es la distribución de carteles y la difusión de cuñas radiofónicas, aunque todo depende de nuestro ámbito de influencia: local, regional o nacional.

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El seguimiento de un evento en curso o ya finalizado

Cuando el evento que hemos organizado ya ha concluido o está a punto de hacerlo, debemos reflexionar sobre su éxito o fracaso, y lo haremos valorando el nivel de asistencia y el grado de consecución de los objetivos previamente fijados. Es conveniente, además, conocer la opinión de los participantes a través de algún tipo de encuesta, en la que podrán expresarse sobre lo mejor y lo peor de la actividad, los aspectos a mejorar en próximas ediciones, sugerencias, etc.

La organización de un evento o actividad, por consiguiente, requiere de tiempo y de una minuciosa preparación para poder convertirse en un éxito y no en un fracaso.

 

Equipo de Redacción IESPORT

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