El responsable de comunicación de una entidad deportiva

LA FIGURA DEL RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN DE UNA ENTIDAD DEPORTIVA

El responsable de comunicación de una entidad deportiva

 

La comunicación es una herramienta indispensable en la sociedad, que en los tiempos actuales, adquiere aún mayor relevancia gracias a las nuevas formas de comunicar (on y off line) surgidas desde todos los ámbitos y desarrolladas por las nuevas tecnologías.

Una gran parte del éxito de una entidad deportiva se debe, precisamente, a tener o no una buena gestión de la comunicación. Pues aunque presumamos de las instalaciones más modernas, los servicios deportivos más novedosos y un servicio al cliente único, si no sabemos transmitirlo correctamente, podemos acabar en el olvido. Por tanto, comunicar es un arte que ha de realizarse internamente y, sobre todo, externamente porque, gracias a ello, la imagen de la empresa gana posiciones o, contrariamente, puede verse dañada de forma considerable. Comunicar nuestros productos y servicios es una gestión de futuro que nos situará en un lugar privilegiado para aumentar nuestros beneficios.

Será, pues, tarea del responsable de comunicación, juntamente con el gestor o director de una entidad, los cuales deberán planificar cómo, qué, a quiénes y a través de qué canales, comunicar las novedades o los servicios de la empresa a los demás. Es decir, marcarse un buen plan de comunicación. Se establecen así, lazos con los medios para posicionar correctamente a la entidad deportiva en la sociedad.

Pero todavía, en pleno siglo XXI, existen empresas que no se adaptan a los requerimientos que marca una sociedad donde la información es el arma más valiosa para sobrevivir y seguir adelante. Y es que, la idea es simple: si no sales en los medios, no existes.

 

¿Quién realiza la función de comunicar la información de una entidad?

Dependiendo del tamaño de la entidad o institución deportiva, el gestor se verá en la obligación de contratar a un experto en comunicación para dar a conocer sus servicios al exterior. Según el caso, podemos contar con una persona que hará las funciones de director de comunicación, siendo el responsable, y otra persona que le dé soporte y estará bajo su cargo. Ambas figuras actuarán siempre de acuerdo a los principios y valores que tiene la entidad y que el gestor deberá trasmitir en cada momento.

Un responsable de comunicación ha de ser una persona licenciada en ciencias de la información, rama periodismo, o bien licenciado en Administración de Empresas o empresariales y haber realizado cursos, postgrados o másters en comunicación. También puede valer la figura de una persona que posea larga experiencia en la gestión de la información en entidades deportivas.

Está claro que tener experiencia en el sector es un valor añadido, pues el profesional ya tendrá claras sus tareas y los contactos, tan importantes en esta profesión, para comunicar debidamente, y hacer lo posible para que la institución deportiva tenga su espacio en los medios de comunicación.

 

Valores del responsable de comunicación

La persona que se contrate para realizar las acciones de comunicación debe tener una serie de aptitudes y actitudes que se verán reforzadas con la ayuda del director de la entidad. Hay que tener presente que, en muchas ocasiones, el portavoz de comunicación acaba siendo la imagen de la empresa al exterior, con lo que deberá responder a unos valores generales junto a otros particulares que marca cada entidad.

• Alta capacidad para comunicar (saber hablar en público...)

• Alto grado de empatía con los demás.

• Detectar la novedad y reforzar los valores de la entidad deportiva.

• Saber transmitir los rasgos positivos de la institución.

• Facilidad para establecer relaciones personales.

• Dominar algunos idiomas: castellano, inglés y lenguas locales.

• Ser un buen profesional de las relaciones públicas.

• Total confianza y comunicación con el gestor de la entidad.

• Poseer contactos en los medios de comunicación.

• Conocer el funcionamiento de los medios de comunicación.

• Saber redactar correctamente notas de prensa, noticias, entrevistas o reportajes.

• Tener un alto grado de conocimiento de Internet, las redes sociales, así como las nuevas formas de comunicación nacidas con las nuevas tecnologías.

• Conocimiento de la organización de las entidades deportivas.

 

La externalización de estos servicios

En los últimos años, la externalización se ha convertido en una solución para una gran parte de las empresas que delegan determinados trabajos. No solamente se consigue una gran reducción de los costes y el tiempo por parte de una entidad sino que los servicios recaen en manos de verdaderos expertos en su área de actuación.

Y es que, según un estudio de CTC Externalización, la mitad de las empresas españolas recurren a servicios de outsourcing, una tendencia que ha aumentado en más de un 50% en el último año debido a la crisis económica. El trabajo apunta a la flexibilidad, la especialización y la reducción de costes como los tres motivos principales que impulsan esta tendencia.

Por ello, las tareas de comunicación pasan a ser realizadas por gabinetes de prensa y empresas de comunicación y publicidad que están formadas por profesionales de la información que saben gestionar las actuaciones de la entidad deportiva en los medios. Normalmente, se pactan unas tarifas por la realización de notas de prensa de la entidad, un plan de comunicación global, presentaciones, ruedas de prensa y objetivos variables en función del número de medios donde aparece la entidad al cabo de x meses.

Las reuniones de los directivos y los responsables de marketing de la entidad con la empresa de comunicación deben ser constantes con el fin de retroalimentarse, establecer nuevas pautas, y marcar objetivos comunes. Será la institución deportiva la que determina a qué clientes quieren dirigir su información aconsejados por la empresa que realiza las labores de comunicación.

 

Tareas del responsable de comunicación

El trabajo de esta área puede ser muy extenso, dependiendo siempre del tamaño de la empresa, sus objetivos y de lo establecido en el plan de comunicación que debe hacerse previamente y donde aparecerán las bases para seguir una misma metodología. La organización es clave para la consecución de los objetivos y de las tareas que son básicas para la empresa; es decir, si lanzamos una actividad nueva o un evento deportivo es siempre algo actual que se deberá comunicar con máxima prioridad.

Actuaciones de prensa.

El responsable y su equipo prepararán material para mandarlo a los medios de comunicación. Ello incluye la realización de notas de prensa (un evento deportivo), entrevistas con el director (si los medios lo requieren), preparar artículos de soporte o monográficos con expertos de la entidad (entrenadores personales, nutricionistas...), hacer el dossier de prensa o trípticos de presentación de la entidad, establecer contactos y mandar dicha información a los medios con los que solemos trabajar.

Seguimiento de nuestras noticias en la prensa.

Necesitaremos hacer una recopilación de las informaciones de la entidad que hayan aparecido en toda clase de medios. Para ello estudiaremos y leeremos la prensa, llamaremos por teléfono a los contactos previamente enviados, mandaremos e-mails...

Estudio de la competencia.

Aunque no es una tarea muy común, algunos portavoces de comunicación deben seguir de cerca lo que está realizando la competencia en los medios (por ejemplo, otra cadena de gimnasios similar a la nuestra) Se trata de recopilar información y estudiarla.

Gestionar ruedas de prensa o presentaciones.

Si surge una novedad en la empresa, debe comunicarse a través de presentaciones. Para ello convocaremos a los medios de comunicación que nos interese. Entre las tareas a realizar está la redacción de las notas, los envíos por mails, la gestión y verificación de contactos, la organización de la sala donde se realice la conferencia, la redacción del programa y el dossier de prensa del acto, la realización de fotografías (para lo que podemos necesitar ayuda externa)

Realización de la revista corporativa.

Es una herramienta útil de la entidad que da a conocer sus novedades y actividades a nivel interno (trabajadores, gerentes...) y externo (empresas que colaboran con la entidad, clientes...) Para realizarla también podemos contar con el soporte de colaboración externa, especialmente en la maquetación o la redacción de reportajes.

Gestionar la comunicación 2.0.

Los responsables de comunicación también crearán los contenidos de la web de la entidad deportiva. Redactarán las noticias directamente on line, los blogs, y crearán y enviarán newsletters (o boletines electrónicos mensualmente) Además, difundirán la web en otros medios digitales con el fin de que se obtenga el máximo rendimiento. Deberán posicionarla correctamente en los buscadores, como Google para aumentar sus visitas. También se gestionará la imagen de la entidad deportiva en las redes sociales, los nuevos canales que marcan el futuro de la comunicación, como Facebook o Twitter, nutriéndolos de contenido y debiendo interactuar diariamente con nuestros seguidores.

Gabinete de crisis.

Las empresas suelen pasar por momentos críticos que pueden provocar consecuencias graves a la organización deportiva. Es debido a muchos factores, tanto sociales como económicos, que deben comunicarse correctamente o, de lo contrario, podemos provocar una situación de pánico o crisis que a veces no es real. Para estas actuaciones se creará un protocolo de prevención en el que se pactará y meditará, sin precipitarnos, todo aquello que informaremos al exterior. Así, el responsable de comunicación contactará con los afectados a través de diferentes canales de comunicación.

 

La elaboración del plan de comunicación

Para realizar todas estas acciones previamente esbozaremos un plan de comunicación en el que se establecen tres ejes centrales: a quién nos interesa comunicar, a qué medios enviaremos la información y cuáles son las novedades o eventos más destacados que se realizarán durante el año.

Es preferible crear el plan a principios de año, tras las vacaciones de verano o cuando acaba el ejercicio, el cual debe revisarse cada tres o seis meses para comprobar que se ha llegado a los objetivos marcados.

El plan lo hará el responsable de comunicación junto al director, en base a los principios de la entidad deportiva. Es muy importante saber de qué recursos económicos disponemos para estas actuaciones porque de ello dependerá que podamos hacer una revista corporativa con más o menos contenidos, del desarrollo de la página web, o de si, por ejemplo, limitamos las presentaciones a una sola rueda de prensa cada ocho meses.

Uno de los puntos que quedará reflejado en el plan es el público objetivo de nuestra entidad al que dirigiremos nuestra información (labor que nos trasladará el departamento de marketing) Si se trata de un público joven, reforzaremos la comunicación 2.0, los newsletters, los blogs o la participación de los clientes en nuestra web y en las comunidades. Es necesario marcar un calendario de actuaciones para cumplir fechas y objetivos a tiempo, tanto a corto como a largo plazo, teniendo en cuenta los factores externos que se pueden desencadenar.

El plan es tan importante que de él depende que tengamos una buena y eficaz comunicación, algo que precisa un largo trabajo para crear una imagen de marca a través de la información.

 

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